Buku KOMUNIKASI BISNIS: Proses & produk
BUSINESS &
COMMUNICATION
KOMUNIKASI BISNIS: Proses & produk
Edisi 4
Disusun oleh:
·
Reldwick
Glimmer
·
Steven
Ananda
KATA
PENGANTAR
Keahlian berkomunikasi yang baik akan membuat
anda sukses ditempat kerja yang berbasis informasi sekarang ini. Komunikas
bisnis: Proses dan produk menawarkan sumber daya yang inovatif bagi mahasiswa
dan pengajar. Edisi kanada keempat ini
memberikan alat-alat berharga-prinsip, proses, produk, dan praktik-yang akan
menjadikan anda komunikator yang luar biasa didunia kerja yang sangat dinamis
saat ini.
UNIT.
1 DASAR-DASAR KOMUNIKASI
BAB
1. KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA
·
Persaingan
global yg memuncak
Perusahaan kecil, menengah, dan besar dalam
waktu singkat menemukan diri mereka saling bersaing di pasar global dan bukan
lagi local. Sistem telekomunikasi yang semakin baik, sarana transportasi yang
maju, dan pasar local yang jenuh.
Semua perkembangan ini mendorong perusahaan
untuk bergerak keluar dair wilayah yang sudah mereka kenal baik kepasar yang
muncul diseluruh dunia.
Komunikasi yang berasal dalam pasar baru ini
memerlukan pengembangan keterampilan-keterampilan dan sikap-sikap baru seperti
pengetahuan dan kepekaan budaya, kelenturan, kesabaran, dan toleransi.
·
Hirearki
manajemen yg mendatar
Sebagai
respon atas persaingan global yang kuat dan tekanan lainnya, bisnis selama
beberapa damawarsa terakhir telah memangkas biaya dan mendatarkan hierarki
manajemennya. Kedataran ini berarti bahwa semakin sedikit lapisan manajer yang
memisahkan pengambil keputusan dan karyawan lini.
·
Manajemen
berbasis tim yang diperluas
Sejalan dengan rantai komando yang lebih
mendatar, perusahaan juga berbalik pada konsep operasi berbasis tim,
Ketika perusahaan membentuk tim-tim lintas
fungsional, individu-individu harus bekerja sama dan berbagi informasi.
Mereka bekerja untuk mengembangkan
teknik-teknik hubungan antarpribadi, negosiasi, dan kerja sama.
·
Teknologi
komunikasi yang Inovatif
Karena teknologi merubah sepenuhnya mengubah
cara kita berkomunikasi, perekrut perusahaan juga mencari calon karyawan yang
mampu mengoperasikan komputer. Peranti lunak interaktif memungkinkan puluhan
atau bahkan ratusan pengguna untuk bekerja sama dalam suatu proyek.
·
Lingkungan
kerja yang baru
Sebagai akibat dari persaingan global,
restrukturisasi, dan internet, tidak mengejutkan bila kita juga melihat
perubahan dramatis dalam lingkungan kerja. Berkat kemajuan teknologi komunikasi
dan teknologi bergerak (mobile), para ahli memperkirakan bahwa ada lebih dari
1,5 juta teleworker di Kanada. Mereka mempunyai rencana kerja yang fleksibel
sehingga dapat bekerja dirumah setidaknya sebagian dari waktu mereka.
·
Tenaga
kerja yg makin beragam
Perubahan dalam lingkungan kerja saat ini
lebih dari sekedar teknologi inovatif, manajemen tim, dan rutinitas krja yang
berbeda.
Berkomunikasi dalam lingkungan kerja yang
beragam ini memerlukan sikap dan keahlian yang baru.
Belajar untuk bekerja sama dan berkomunikasi
secara efektif dengan rekan kerja yang beragam seharusnya menjadi prioritas
utama bagi semua pebisnis.
·
Perkembangan
abad pengetahuan
Pekerjaan yang berulang semakin berulang dan
digantikan oleh pekerjaan baru yang mengharuskan pekerja terus menerus
berubah dan beradaptasi. Perubahan yang
terus menerus berarti bahwa kebanyakan pekerejaan saat ini memerlukan
pembelajaran.
·
Pengirim
mempunyai ide
Proses komunikasi bermula ketika orang dari
mana pesan berasal mempunyai sebuah ide.
Bentuk dari ide itu akan dipengaruhi oleh faktor-faktor komplek pada diri
sipengirim: suasana hati, bingkai referensi, latar belakang, budaya, dan
keadaan fisik, sama seperti konteks dari situasi dan banyak faktor lainnya.
·
Pengirim
mengkodekan idenya dalam pesan
Tahap berikutnya dalam proses komunikasi
adalah mengodekan.
Hal ini berarti mengubah ide kedalam kalimat
atau isyarat yang akan menyampaikan makna.
·
Pesan
berpindah melalui saluran
Media yang digunakan untuk mengirim pesan
disebut dengan saluran. Pesan dapat disampaikan melalui computer, telpon,
ponsel, surat, memo, laporan, pengumuman, gambar, berita lisan, faks,
penyeranta, situs web, dam lain-lainnya
·
Pengirim
menguraikan pesan
Individu kepada siapa pesan diperuntukan
disebut penerima. Menerjemahkan pesan dari bentuk symbol menjadi makna
melibatkan proses penguraian.
Penguraian dapat terkacaukan secara internal
oleh kurangnya perhatian si penerima atau adanya prasangka penerima terhadap
pengirim.
·
Kemungkinan
umpan balik tambahan ke penerima
Respon verbal dan nonverbal penerima
menciptakan umpan balik, suatu bagian vital dalam proses komunikasi. Umpan
balik membantu pengirim mengetahui apakah pesan telah diterima dan dipahami.
Pengirim dapat lebih lanjut meningkatkan umpan balik dapat mengirim pesan pada
waktu yang tepat dan hanya menyampaikan sejumlah informasi yang bisa ditangani
oleh penerima.
1.3 Kendala
– kendala Komunikasi
·
Bingkai referensi yg berbeda
Kendala lain pada komunikasi yang jelas adalah bingkai
refrensi anda. Segala sesuatu yang anda lihat dan rasakan dalam dunia ini
diterjemahkan melalui bingkai refrensi pribadi anda.
Bingkai unik anda dibentuk oleh kombinasi dari
pengalaman, pendidikan, budaya, harapan, kepribadian, dan banyak unsur lainnya.
·
Kurangnya kemampuan berbahasa
Tidak peduli betapa luar biasa suatu ide, hal itu tidak
akan terpahami atau dihargai kecuali bila komunikator yang terlibat mempunyai kemampuan
berbahasa yang baik
·
Gangguan (emosional & fisik)
Kendala lain meliputi keterlibatan emosional dan gangguan
fisik. Membuat sebuah pesan yang cerdas akan terasa sulit ketika anda merasa
senang, takut, benci, dendam, sedih, ddan lainnya. Untuk pengaruh emosi
terhadap komunikasi, pengirim maupun penerima harus memusatkan perhatian pada
isi pesan dan mencoba untuk tetap objektif.
1.4 Mengatasi kendala Komunikasi
·
Mengasah
kemampuan mendengarkan
·
Menguji
asumsi-asumsi, bias & prasangka pribadi
·
Menciptakan
lingkungan utk umpan balik yg bermanfaat
·
Mengulangi
instruksi & mengungkapkan kembali ide
1.5 Fungsi komunikasi bisnis
1. Untuk memberitahu
2. Untuk membujuk
3. Untuk meningkatkan citra atau hubungan
baik
A. Komunikasi
internal
Komunikasi internal meliputi berbagi ide dan
pesan dengan atasan, rekan kerja, dan bawahan.
·
Atasan
·
Rekan
kerja
·
Bawahan
B. Komunikasi
eksternal
Fungsi eksternal adalah menjawab pertanyaan
tentang produk atau layanan, membujuk konsumen untuk membeli produk atau jasa,
menjelaskan spesifik pemasok, mengajukan kredit, menagih utang, merespon biro
pemerintah, dan mempromosikan citra positif perusahaan.
·
Pelanggan
·
Pemasok
·
Badan
pemerintah
·
Masyarakat
1.6 Aliran Komunikasi dalam organisasi
1. Saluran Formal
Saluran komunikasi formal umumnya mengikuti
hierarki komando organisasi.
·
Aliran
ke bawah
·
Aliran
ke atas
·
Aliran
horizontal
2. Saluran Informal
Tidak semua informasi dalam suatu organisasi
berpindah melalui saluran formal.
·
Selentingan
1.7 Prinsip Perilaku Etis
·
Kejujuran
·
Integritas
·
Keadilan
·
Kepedulian
1.8 Tujuan komunikasi bisnis yang etis
·
Mengatakan
kebenaran
·
Dapat
membedakan fakta dg pendapat
·
Menjadi
objektif
·
Berkomunikasi
dengan jelas
·
Memberi
penghargaan terhadap ide orang lain
BAB
2. BERKOMUNIKASI DALAM KELOMPOK KECIL DAN TIM
2.1 Mengapa kelompok dan tim dibentuk?
Kelompok
dan Tim dapat sangat efektif dalam menyelesaikan masalah. Organisasimembentuk
kelompok dan tim untuk keputusan yang lebih baik, respon lebih
cepat,meningkatkan produktivitas lebih besar, mengurangi penolakan terhadap
perubahan,meningkatkan moral, dan mengurangi risiko.
·
Keputusan
yang lebih baik
·
Respons
yang lebih cepat
·
Meningkatkan
produktifitas
·
Penerimaan
yang lebih besar
·
Retensi
yang lebih rendah terhadap perubahan
·
Meningkatkan
moral karyawan
·
Mengurangi
resiko
2.2 Tahap perkembangan tim
·
Pembentukan
(forming)
Pada tahap ini, setiap individu saling
berkenalan satu sama lain, mencarikesamaan dan berusaha menjalin ikatan.
·
Prahara
(storming)
Pada tahap kedua, anggota mendefinisikan
peran dan tanggung jawab,menentukan bagaimana mencapai tujuan, dan menetapkan
aturan yang mengaturcara mereka berinteraksi. Namun, tahap ini sering
menghasilkan konflik yangmengakibatkan prahara.
·
Penormaan
(norming)
Pada tahap ini, ketegangan mereda, peran
menjadi jelas, dan informasimulai mengalir di antara anggota.
·
Pelaksanaan
(performing)
Pada tahap ini, sebagian kelompok tidak
pernah mencapai tahap akhirpelaksanaan. Namun bagi kelompok yang bertahan pada
tiga tahap pertama, tahapakhir adalah sangat memuaskan.
2.3 Konflik dan Pendapat
1. Konflik Kognitif,
· berpusat pada persoalan
· bermanfaat
· memunculkan diskusi
· Merangsang pemikiran kritis
2.
Konflik
Afektif,
·
Berpusat
pada perasaan & kepribadian
·
Memecah
belah
·
Tidak
bermanfaat
·
Emosional
·
Berfokus
pada orang
2.4 Keputusan kelompok
·
Mayoritas
·
Konsensus
·
Minoritas
·
Keseimbangan
·
Otoritas
dan diskusi
2.5 Karateristik tim yang berhasil
·
Ukuran
kecil, keahlian beragam
·
Persetujuan
pada tujuan
·
Persetujuan
pada prosedur
·
Kemampuan
untuk menghadapi konflik
·
Menggunakan
teknik-teknik komunikasi yang baik
·
Kemampuan
untuk bekerja sama & bukan bersaing
·
Menerima
tanggung jawab etis
·
Kepemimpinan
bergilir
·
Mendengarkan
adalah elemen penting dalam komunikasi yang berkualitas tinggi
·
Keterampilan
mendengarkan menunjang kesuksesan karier, efektifitas organisasi, kepuasan karyawan dan pelanggan
·
Pendengar
yang baik, menjadi manajer yang baik & maju lebih cepat dalam organisasi
·
Kebiasaan
mendengarkan yang baik bagi karyawan 30% sampai dengan 45 %, eksekutif 60% sampai
dengan 70%
3.2 Jenis – jenis mendengarkan di tempat
kerja
·
Mendengarkan
atasan
Mendengarkan atasan
meliputi mendengarkan instruksi,penugasan,dan penjelasan
Tentang prosedur kerja.
Tentang prosedur kerja.
·
Mendengarkan
karyawan
Organisasi yang mendengarkan karyawan memperoleh manfaat
dari ide karyawan,
Mendorong kreatifitas dan membangun komitmen.
·
Mendengarkan
pelanggan
Organisasi yang mendengarkan pelanggan meningkatkan
penjualan dan
Profitabilitas suatu perusahaan.
3.3 Proses mendengarkan
·
Persepsi
·
Interpretasi
·
Evaluasi
·
Tindakan
3.4 Meningkatkan efektifitas mendengarkan
·
Mengontrol
gangguan eksternal & internal
·
Terlibat
secara aktif
·
Pisahkan
fakta & opini
·
Identifikasi
fakta-fakta penting
·
Jangan
menyela
·
Mengajukan
pertanyaan penjelas
·
Mengulang
dengan kata-kata sendiri untuk meningkatkan pemahaman
·
Gunakan
jeda waktu
·
Buat
catatan untuk mengingat
·
Sadari
perbedaan jenis kelamin
3.5 Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal
meliputi semua pesan tidak tertulis dan tidak terucapkan,
baik sengaja maupun tidak disengaja.
baik sengaja maupun tidak disengaja.
·
Pesan
tidak tertulis & tidak diucapkan
·
Bentuk
: kontak mata, ekspresi wajah, gerakan tubuh, ruang, waktu, jarak, penampilan,
intonasi dll.
3.6 Fungsi Komunikasi nonverbal
·
Untuk
melengkapi & menggambarkan
·
Untuk
memperkuat & menekankan
·
Untuk
mengubah & menggantikan
·
Untuk
mengendalikan & mengatur
·
Untuk
menyangkal
3.7 Bentuk Komunikasi nonverbal
·
Kontak mata: Mata dianggap menjadi prediktor yang paling
akurat dari perasaan sejati seorang pembicara.
·
Ekspresi wajah: Ekspresi pada wajah seorang komunikator bisa
mengungkapkan emosi sebaik ekspresi mata.
·
Sikap & gerak tubuh: Sikap tubuh umum seseorang dapat
mengungkapkan segalanya mulai dari status yang tinggi dan kepercayaan didri
hingga perasaan malu dan sikap patuh.
·
Waktu: Perilaku tepat waktu adalah pesan nonverbal yang positif dalam dunia
berbisnis.
·
Ruang: Cara penggunaan sebuah kantor dapat mengirim pesan
nonverbal tentang keterbukaan penghuninya.
·
Wilayah: Setiap kita mempunyai wilayah tertentu yang kita rasa
merupakan wilayah kita sendiri, entah itu tempat tertentu atau hanya ruang
disekitar kita.
·
Tampilan (dokumen bisnis)
·
Penampilan
3.8 Cara meningkatkan komunikasi nonverbal
·
Membuat
& menjaga kontak mata
·
Gunakan
sikap tubuh untuk menunjukkan minat
·
Kurangi
atau hilangkan kendala fisik
·
Tingkatkan
kemampuan menguraikan pesan
·
Gali
informasi yang lebih banyak
·
Hindari
memberi makna nonverbal yg keluar konteks
·
Berteman
dengan orang-orang dari budaya yg berbeda
·
Hargai
kekuatan penampilan
·
Amati
diri sendiri di videotape
BAB
4. KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA
Semakin
semaraknya komunikasi bisnis lintas budaya tidak lepas dari semakin pesatnya
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga kesempatan masuknya
berbagai kegiatan bisnis dari satu negara ke negara lain semakin terbuka.
4.1 Pengertian Komunikasi Bisnis Lintas
Budaya
Komunikasi bisnis
lintas budaya adalah komunikasi yang
digunakan dalam dunia bisnis baik komunikasi verbal maupun nonverbal
dengan memperhatikan faktor-faktor
budaya di suatu daerah, wilayah, atau negara.
4.2 Tiga trend penting
·
Globalisasi
pasar
·
Kemajuan
teknologi
·
Tenaga
kerja multibudaya
4.3 Kebudayaan
Sekumpulan
pangalaman hidup, pemrograman kolektif, system sharing, dan tipikal
karakteristik perilaku setiap individu yang ada dalam suatu masyarakat,
termasuk didalamnya tentang bagaimana sistem dinilai, norma, simbol-simbol, dan
kepercayaan atau keyakinan mereka masing-masing
·
Sistem
kompleks nilai-nilai, ciri, moral, dan adat istiadat yg dimiliki bersama oleh
sebuah masyarakat
·
Suatu
sistem utk menghasilkan, mengirimkan, menyimpan, dan merespon informasi (Edward
T. Hall & Mildred Reed Hall)
4.4 Karateristik kebudayaan
·
Kebudayaan
dapat dipelajari
·
Kebudayaan
bersifat logis
·
Kebudayaan
menggabungkan yg tampak dan tidak tampak
·
Kebudayaan
bersifat dinamis
4.5 Etika antar budaya
·
Lebih
peka terhadap nilai & budaya lain
·
Hindari
penilaian spontan
·
Cari alternatif
yang tidak melanggar etika
·
Tolak
bisnis yang melanggar nilai dasar
·
Terbuka
terhadap semua budaya
·
Tidak
merasionalisasi keputusan ilegal
·
Menentang
strategi yang tidak etis
4.6 Tips meningkatkan komunikasi dengan
audiensi beragam
·
Mengadakan
pelatihan bersama
·
Menghargai
nilai perbedaan
·
Pelajari
budaya sendiri
·
Kurangi
asumsi
·
Bangun
kebersamaan
Comments
Post a Comment